ما يجب أن تأخذه في الاعتبار عند نقل اثاث مكتبك أو شركتك
قد لا تبدو هذه الخطوة بالنسبة لك كصفقة كبيرة ، ربما لما يغلف فكرة النقل في تصورك الشخصي من أفكار حول الوقت الضائع والجهد المبذول والتكاليف الزائدة ، في حين أن الهدف من نقل الأعمال التجارية هو السعي نحو تقدم العمل وليس الخصم منه ، فكيف لنا أن نعقد التصالح بين هذين الشقين من هذه المعادلة؟!
أعتقد أن خبرات الآخرين والأخذ بنصائح المتخصصين قد تكون سلما مناسبا هنا لتصعد عليه إلى هدفك ، لذلك دعنا نعرض عليك خبراتنا كافضل شركة متخصصة في نقل الاثاث لها باع طويل في نقل الأثاث المنزلي والمكتبي ، لتتعرف على الآتي :
- كيف تختار مكتبك أو مقر شركتك الجديد؟
- ما هي الإجراءات التحضيرية لنقل المكاتب أو الشركات .
- ما هي خطة النقل المثالية .
كيف تختار مكتبك أو مقر شركتك الجديد؟
ندعوك هنا لاتخاذ هذه القائمة المرجعية كدليل عند اختيارك لمكتبك الجديد :
- هل مساحة المكتب كبيرة بما يكفي لتستوعب أعمالك؟ وهل هناك فرصة في الإنشاءات نفسها لتوسعته إذا استدعى الأمر فيما بعد؟
- هل تتوفر في المكتب الخدمات التي تحتاج إليها في عملك مثل الهاتف وخدمة الإنترنت والكهرباء والماء وغيرها؟ وإذا لم تكن موجودة فكم ستكلفك ماديا لتجهيزها؟
- ما هي الحالة الأمنية في المبنى أو المنطقة التي يقع بها المكتب؟ وهل ستحتاج إلى إجراءات تأمين خاصة بك ، (أبواب أمنية و أقفال وحديد للنوافذ) خاصة إذا كان المكتب قريب من الأرض؟
- من المسئول عن صيانة المبنى وحالة المصاعد؟ هل أفراد الملاك أم مجلس إدارة خاص بالمبنى؟
- ما هي وسائل النقل المتوفرة في المنطقة؟
- ما هي المحلات التجارية والمرافق القريبة من المكان؟ (فأنت وموظفين الشركة بحاجة إلى تناول طعام الغداء بالتأكيد ، أو التعامل مع البنوك ومقرات الهيئات الحكومية) هل هناك مكان مناسب لركن السيارات بشكل آمن؟
عملية النقل :
من الضروري أن تمتلك خطة واضحة وجدول زمني دقيق لنقل مكتبك أو شركتك ، يبدأ قبل موعد النقل بستة أسابيع على الأقل ، وتشمل الخطة الخطوات الآتية :
أولا : مرحلة التحضير ، وتشمل :
- التعاقد مع شركة هندسية لتجهيز ديكورات المكتب الجديد ، والذي بناءا عليه سيتم حسم قطع الأثاث الذي ستكون بحاجة إلى نقلها من المكتب القديم والقطع الجديدة التي سيتم جلبها ، كما يترتب على ذلك أيضا ترتيب الأقسام وأماكن الموظفين وإعلام كل منهم بمكانه الجديد داخل المكتب ، ليتم وضع أغراضه مباشرة أثناء النقل .
- إخطار كافة العملاء والموظفين والموردين بالمكان الجديد للشركة ، وبإمكانك استخدام الانترنت كوسيلة سريعة لإنجاز ذلك ، كما يمكنك استخدام خرائط جوجل للمساعدة في توضيح الموقع .
- تنسيق تركيب وتوصيل الخدمات الضرورية للمكتب الجديد وخاصة خدمات الهاتف والانترنت .
- حجز المصاعد في المكان الجديد والقديم لتوفير السهولة الكافية لنقل الأغراض القابلة للنقل عبر المصعد مثل صناديق الوثائق وغيرها ، كما قد تحتاج أيضا لاتخاذ الترتيبات مع رصيف التحميل لاستقبال شاحنة النقل الخاصة بك .
- التعاقد مع شركة نقل الأثاث المناسبة لك وتحديد مهامها .
- إنجاز كافة أعمال الصيانة اللازمة في المكتبي الجديد مثل طلاء الجدران وتركيب الإضاءة وأجهزة التكييف .
ثانيا : خطة النقل المثالية
- النظر في تغليف وتعبئة محتويات المكتب ، والبداية مع طلب مستلزمات التغليف الخاصة من شركة النقل ، وذلك بعد حصر جميع المحتويات من حيث النوع والحجم ، مع الاهتمام الشديد بتغليف وتعبئة العناصر الحساسة مثل أجهزة الاتصالات والحواسيب والشاشات ، حيث يتم وضعها في صناديق قوية سواء من الخشب أو الكرتون المزدوج ، مع توسيد الأجهزة من الداخل باستخدام الإسفنج والوسائد الصغيرة الخاصة بالنقل ، كما يتم جلب صناديق مخصوصة لشحن الملفات والوثائق للحفاظ عليها أثناء النقل ، وإليك بعض نصائح لتعبئة ونقل الأجهزة المكتبية :
- بالنسبة للحواسيب والطابعات والماسحات الضوئية وغيرها من الأجهزة ، يتم فصل وتمييز جميع الأسلاك والكابلات لسهولة التجميع .
- إزالة مغذيات الطابعة من ورق وأحبار وغيرها .
- النسخ الاحتياطي لكافة ملفات أجهزة الكمبيوتر على أقراص تخزين الملفات .
- حزم الكتب من نفس الحجم معا في صناديق كرتون صغيرة ذات مقابض جيدة .
- للحفاظ على الملفات والوثائق الهامة ، يجب أن تكون ملفوفة ومغلفة جيدا بالبلاستيك قبل تعبئتها في الصناديق
- يجب إغلاق الصناديق بإحكام ، كما ينبغي أن تكون خفيفة بما يكفي أن يحملها شخص واحد .
- استخدام تقنيات رفع ونقل جيدة مثل ترولي نقل الأجهزة .
- التأكد من سلامة جميع الأجهزة قبل النقل ، واستدعاء موظفي الصيانة إن استدعى الأمر للكشف عن حالة جميع الأجهزة .
- توزيع المهام على الموظفين بما يجب القيام به أثناء النقل لعدم تعطل سير العمل ، كما يمكن التحضير لخطوات نقل اثاث مكتبك بعد ساعات العمل لعدم الاستقطاع من زمن العمل ، وهناك مهم يمكن إسنادها للموظفين أثناء النقل مثل :
- تنظيم الملفات في فئات وترقيمها قبل التعبئة .
- نسخ الملفات الرقمية وتنظيف أجهزة الكمبيوتر تماما .
- تجميع متعلقاتهم الشخصية والاحتفاظ بها لحين الانتقال إلى المكتب الجديد .
- يجب أن يبدأ تحميل شاحنة نقل الاثاث في وقت مبكر في اليوم المقرر للنقل ، وذلك للعمل على حل أية مشكلات في وقت مبكر ، مثل ضيق الممرات والأبواب الذي يتطلب فك قطع الأثاث الكبيرة ، أو العمل على نقل بعض القطع من خلال النوافذ باستخدام أحد آلات الرفع التي من المفترض أن تطلب من الشركة توفيرها في وقت مبكر .
- العمل على تحميل قطع الأثاث المكتبي في شاحنة النقل أولا ثم تحميل صناديق الأجهزة ويليه صناديق المستندات والوثائق ، مع الحرص على ترقيم وجرد كل ذلك بدقة قبل الشروع في الحركة .